Key Solutions sekretesspolicy

Vi värnar om din personliga integritet och eftersträvar alltid en hög nivå av datasäkerhet. Denna sekretesspolicy beskriver hur vi samlar in och hanterar din personliga information. Den beskriver också dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande. Det är viktigt att du som användare känner dig trygg med att vi hanterar, använder och skyddar dina personuppgifter i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning och denna sekretesspolicy. Vi ber dig därför att läsa igenom texten noga. Genom att använda denna tjänst godkänner du vår sekretesspolicy.

1. Allmänt
Key Solutions AB, organisationsnummer 556794-1173 med adress Munkgatan 20D 722 12 Västerås är personuppgiftsansvarig för företagets behandling av personuppgifter.   Tjänsten för hantering av rekrytering och förenkling av anställningsprocessen, nedan kallat “Tjänsten”, drivs av Teamtailor på uppdrag av Key Solutions AB. Som användare används dina personuppgifter i syfte att hantera och underlätta rekrytering av anställda till vår verksamhet.

2. Hantering av uppgifter
Vi ansvarar för behandlingen av de personuppgifter som du användare registrerar i samband med användandet av Tjänsten, eller för de personuppgifter som vi på andra sätt samlar in med anledning av Tjänsten. 

När och hur vi samlar in personuppgifter

Vi samlar in personuppgifter när du som användare:

a) gör en ansökan via Tjänsten eller på annat sätt lägger till personuppgifter om dig själv personligen eller genom att använda en tredje part, t.ex. Facebook eller LinkedIn; och

b) använder Tjänsten för att ansluta till vår personal, genom att lägga till personuppgifter om dig själv personligen eller genom att använda en tredje part, till exempel Facebook eller LinkedIn.

c)     tillhandahåller identifierbara uppgifter i chatten (som tillhandahålls via den webbplats som använder Tjänsten) och sådana uppgifter som är relevanta för ansökningsförfarandet;

Vi samlar in data från tredje part, som Facebook, Instagram, Tiktok, Linkedin och via andra offentliga källor. Detta kallas "Sourcing" och utförs manuellt av våra anställda eller automatiskt i Tjänsten.

I vissa fall kan våra befintliga anställda göra rekommendationer om potentiella arbetssökande genom att lägga till personuppgifter om dessa.  Vid sådana situationer anses den potentiella arbetssökanden vara en användare inom ramen för denna sekretesspolicy och kommer att informeras om behandlingen.

Vilka uppgifter samlas in?
De kategorier av personuppgifter som kan samlas in via Tjänsten kan användas för att identifiera fysiska personer från namn, e-post, bilder och videor, information från Facebook och LinkedIn-konton, svar på frågor som ställts genom rekrytering, titlar, utbildning och annan information som du som användare eller andra har tillhandahållit via Tjänsten. Endast personuppgifter som är relevanta för rekryteringsprocessen samlas in och bearbetas.

Varför samla in uppgifter?
Ändamålet med insamling och behandling av personuppgifter är att hantera rekrytering. Lagligheten i behandlingen av personuppgifter är vårt legitima intresse att förenkla och underlätta rekrytering.

Personuppgifter som behandlas med ändamålet aggregerad analys eller marknadsundersökning görs alltid oidentifierbara. Sådana personuppgifter kan inte användas för att identifiera en viss användare. Sådana personuppgifter anses därför inte som personuppgifter. 

3.     Samtycke från den registrerade
Som användare samtycker du till behandling av personuppgifter med Personuppgiftsansvariges ändamål att hantera rekrytering. Du samtycker att personuppgifter samlas in via Tjänsten, när du

 a)     gör en ansökan via Tjänsten, och lägger till personuppgifter om dig själv personligen eller genom att använda en tredje part som Facebook, Instagram, Tiktok eller LinkedIn, och att den Personuppgiftsansvarige kan använda externa sourcing-verktyg för att lägga till ytterligare information, och

b)     använder Tjänsten för att ansluta till Personuppgiftsansvariges rekryteringsavdelning, och lägger till personuppgifter om dig själv personligen eller genom att använda en tredjepartskälla som Facebook eller LinkedIn.

Du samtycker också till att Personuppgiftsansvarige samlar in offentligt tillgänglig information om dig och sammanställer dem för användning i rekryteringsändamål.

Du samtycker till att personuppgifter som samlas in enligt ovanstående a) och b) behandlas enligt nedanstående avsnitt Lagring och överföring samt Hur länge personuppgifterna behandlas.

Du har rätt att återkalla sitt samtycke när som helst genom att kontakta Personuppgiftsansvarige med hjälp av kontaktuppgifterna som anges under punkt 9. Nyttjandet av denna rättighet kan dock innebära att du inte kan ansöka om ett visst jobb eller på annat sätt använda Tjänsten.

4.     Lagring och överföring
De personuppgifter som samlas in via Tjänsten lagras och behandlas i huvudsak inom EU / EES  men kan komma att överföras och behandlas utanför EU/EES. Vid sådana överföringar skyddar vi dina personuppgifter genom att säkerställa en adekvat skyddsnivå för dem i mottagarlandet eller andra lämpliga skyddsåtgärder skyddsåtgärder såsom standardiserade dataskyddsbestämmelser., För att få dokumentation om sådana skyddsåtgärder, är Användare välkommen att kontakta oss med hjälp av kontaktuppgifterna som anges i 9. 

Hur länge personuppgifterna behandlas?
Så länge du inte skriftligen motsätter dig behandling av dina personuppgifter kommer personuppgifterna att lagras och behandlas av oss så länge vi anser det nödvändigt med hänsyn till ovan angivna syften. Observera att du som arbetssökande kan vara intressant för framtida rekrytering och för detta ändamål kan vi lagra personuppgifter så länge de bedöms som intressanta för potentiella rekryteringar. Om du som användare önskar att dina personuppgifter inte behandlas för detta ändamål (framtida rekrytering), kontakta oss med hjälp av kontaktuppgifterna i punkten 9 .

5.     Användarens rättigheter

Överföring av personuppgifter till tredje parter

Vi kan dock komma att överföra personuppgifter till:
- samarbetspartners om detta är nödvändigt på grund affärsrelaterade anledningar
- våra leverantörer och underleverantörer, i deras roll som personuppgiftsbiträden och underbiträden, enligt våra instruktioner, för tillhandahållandet av Tjänsten
- myndigheter eller juridiska rådgivare i händelse av misstänkt brottslighet eller otillbörligt beteende; och
- myndigheter, juridiska rådgivare eller andra aktörer, om det krävs av oss enligt lag eller myndighetens beslut"

Du har rätt att begära information om de personuppgifter som behandlas av oss genom att skriftligen underrätta oss genom att använda kontaktuppgifterna enligt punkt 9 nedan. Du har rätt till en (1) kopia av de behandlade personuppgifter som tillhör dem utan kostnad. För ytterligare kopior har personuppgiftsansvarig rätt att ta ut en rimlig avgift på grundval av administrativa kostnader för sådan efterfrågan.

Du har rätt till, vid behov, korrigering av felaktiga personuppgifter om dig , genom att skriftligen begära sådan korrigering med hjälp av kontaktuppgifterna i punkt 9 nedan.

Du  har rätt att kräva radering eller begränsning av behandling, och rätten att invända mot behandling baserat på berättigat intresse under vissa omständigheter.

Du har rätt att återkalla ett samtycke till behandling som har givits av dig till den Personuppgiftsansvarige. Att nyttja denna rätt kan dock innebära att användaren inte kan ansöka om ett visst jobb eller på annat sätt använda Tjänsten.

Du har under vissa omständigheter rätt till överföring av dina personuppgifter (dataportabilitet), vilket innebär rätten att få ut dina personuppgifter och överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig, så länge detta inte negativt påverkar andras fri- och rättigheter.

Du har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten angående behandling av sina personuppgifter, om du anser att behandlingen av personuppgifterna strider mot aktuell personuppgiftslagstiftning. 

6.     Säkerhet
Vi prioriterar den personliga integriteten och arbetar därför aktivt för att dina personuppgifter behandlas med största försiktighet. Vi vidtar de åtgärder som rimligen kan krävas för att säkerställa att Användares personuppgifter behandlas säkert och i enlighet med denna Integritetspolicy och gällande dataskyddslagstiftning

 Överföring av information via internet och mobila nätverk, kan dock aldrig ske helt riskfritt, varför all överföring sker på egen risk. Det är viktigt att du som användare också tar ansvar för att säkerställa att dina uppgifter skyddas. Det åligger dig som användare att tillse att dennes inloggningsuppgifter hålls hemliga.

Överföring av personuppgifter till tredje parter
Vi kommer inte sälja eller överföra dina personuppgifter till tredje parter. Vi kan dock komma att överföra personuppgifter till utvalda tredje parter. Om det sker ser vill till att överföringen sker på ett säkert sätt som bevarar din integritet.

 Nedan är kategorier av mottagare som vi kan dela din information med:

I.                Våra leverantörer och underleverantörer, i deras roll som personuppgiftsbiträden och underbiträden, enligt våra instruktioner, för tillhandahållandet av Tjänsten.;

II.              Myndigheter eller juridiska rådgivare i händelse av misstänkt brottslighet eller otillbörligt beteende; och

III.             Myndigheter, juridiska rådgivare eller andra aktörer, om det krävs av oss enligt lag eller myndighetens beslut.

 Vi överför endast personuppgifter till tredje part som vi har förtroende för. Vi väljer våra partners noga för att se till att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning. Vi samarbetar med följande kategorier av personuppgiftsbiträden: Teamtailor, som tillhandahåller Tjänsten, server- och hostingföretag, Google och Vimeo för videobearbetning, Google för informationssökning, Bredband100 för sms och e-postutskick, analytiska serviceföretag och andra företag med koppling till tillhandahållandet av Tjänsten.

Aggregerad data (icke identifierbara personuppgifter)
Vi kan komma att dela aggregerad information till tredje part. Den aggregerade informationen har i ett sådant fall sammanställts från information som samlats in genom Tjänsten och kan exempelvis bestå av statistik över internettrafik eller det geografiska läget för användandet av Tjänsten. Aggregerad information innehåller inte någon information som kan härledas till viss individ och utgör därmed inte personuppgifter. 

7.     Cookies
När du använder Tjänsten kommer information om användandet att lagras genom cookies. Cookies är passiva textfiler som lagras av webbläsaren i din enhet, såsom dator, mobil eller surfplatta, vid uppkoppling mot Tjänsten. Vi använder cookies för att underlätta din användning av Tjänsten samt för att inhämta information såsom exempelvis statistik om din användning av Tjänsten. Detta sker i syfte att säkerställa, underhålla och förbättra Tjänsten. Informationen som inhämtas från cookies kan även utgöra personuppgifter och i sådant fall omfattas behandlingen av vår ”Cookie Policy” (Cookie Policy - Key Solutions).

 Du kan när som helst neka användningen av cookies genom att ändra inställningar i sin enhet. Om så sker kan dock din upplevelse av Tjänsten försämras, exempelvis genom att vissa funktioner i Tjänsten inte längre finns tillgängliga. 

8.     Ändringar
Vi har rätt att när som helst göra ändringar eller tillägg till sekretesspolicyn. Den senaste versionen av sekretesspolicyn kommer alltid att finnas tillgänglig via Tjänsten. En ny version anses vara kommunicerad till dig när du antingen har fått ett e-postmeddelande som informerar dig om den nya versionen (med den e-postadress som du anger i samband med användningen av Tjänsten) eller när du annars informeras av den nya sekretesspolicyn.

9.     Kontakt
För frågor, ytterligare information om vår hantering av personuppgifter eller för att kontakta oss i andra frågor, använd följande kontaktuppgifter:

Key Solutions AB
Munkgatan 20D
722 12 Västerås
privacy@keysolutions.se